Anleitung zum Etikettendruck mit Softwareempfehlungen!

News vom 05.01.2015, um 19:12 Uhr


Etiketten sind heute allen ein Begriff, da sie uns täglich überall begegnen. Sie zeigen die wichtigsten Parameter eines Artikels an, die Käufer und Verkäufer wissen müssen. Das sind neben dem Preis und der Bezeichnung oft auch noch Mengenangaben, Barcode, Artikelnummer oder auch das Verfallsdatum bei Lebensmitteln. Ihre Anwendung ist aber nicht nur auf den Handel begrenzt, da es sich in Haushalt und Büro ebenfalls lohnt, Etiketten zu beschriften. Mögliche Einsatzvarianten sind DVD oder CD-Cover, Ordner, Hefter, Visitenkarten, Schilder, Umschläge und Serienbriefe, Ordnungssysteme (Inventurlabel, Kisten und Container aller Art). Dann liegt der Fokus auf anderen Informationen, wie Adressen (für Seriendruck), Titelangaben, Kategorisierungen, Eigentümerdaten oder Nutzerdaten. Durch die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten lohnt es sich, diese Etiketten mit einer speziellen Druckersoftware zu bedrucken. Diese hat neben der reinen Druckfunktion oft zusätzliche Funktionen, wie Etiketten-Design oder Datenbank-Anbindungen. Der große Vorteil liegt aber in der dynamischen Einbindung von Kunden- oder Artikeldaten. Das erlaubt eine effektive automatisierte Erstellung von Etiketten. Deshalb ist Etikettendruck nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleinere Firmen und die private Anwendung interessant. Je mehr Funktionen eine Software bietet, desto komplexer ist sie dann auch. Deshalb ist für die Eignung im täglichen oder sporadischen Einsatz eine möglichst einfache und intuitive Bedienung wichtig.

Softwarelösungen für Etikettendruck

Einige Drucker-Hersteller bieten zu ihrer Hardware oft noch spezielle Druckersoftware an, die auch Etikettendruck beinhalten kann. Für einfache Anwendungen erübrigt sich dann die Anschaffung von zusätzlicher Software. Der Leistungsumfang ist jedoch oft stark reduziert. Damit liegen die Vorteile meist nur auf der sicheren Funktionsfähigkeit. Selbst ein Vorteil durch einheitliche Bedienung ist oft nicht gegeben, wenn diese Programme als eigenständige Software ausgeliefert werden.

Worauf muss man also achten, wenn man mit fertigen Etikettendruck-Programmen arbeiten möchte. Abhängig vom Einsatz der Software sollten folgende Punkte erfüllt sein:

  • Möglichkeit zum Seriendruck aus einer Textverarbeitung heraus
  • Anbindung an existierende Datenbanken oder spezielle Textdateien mit Artikel- und Kundendaten
  • Erzeugung und Verwendung von Vorlagen für verschiedene Anwendungen
  • Druck auf standardisierte Etikettenformate (Zweckform oder Etikettenrollen)
  • Etikettendesign (Anzahl Vorlagen, WYSIWYG, Quellenanbindung)
  • Erzeugung und Druck von Barcode oder QR-Code (im Programm erzeugbar oder Einbinden als Bilddatei)
  • Standarddrucker (wird eigenes Fabrikat unterstützt?) oder Etikettendrucker
  • Betriebssystem, Bedienoberfläche und Handhabung

Alle im Folgenden vorgestellten Softwarelösungen arbeiten unter dem Betriebssystem Windows 7, aber nur eine auch mit neueren Versionen. Alle drei Programme verfolgen unterschiedliche Ansätze, weshalb wir sie hier kurz vorstellen wollen:

Avery Zweckform Assistent 4.0.2 ist eine Erweiterung, die man in das (vorhandene) MS Office Paket einbindet. Es bietet einfache Zusammenarbeit mit Datenbanken und Anwendungen, die in Word, Excel, Access oder Outlook erstellt wurden. Damit funktioniert Serienbriefdruck genauso wie der Druck von Inventurlabeln oder Artikeletiketten. Von Vorteil ist die Anwendung innerhalb der gewohnten MS Office Umgebung. Da auch Barcode generiert werden kann, ist eine Anwendung in kleineren Unternehmen durchaus sinnvoll. Etikettendesign ist bei ca. 800 standardisierten Vorlagen nur bedingt notwendig. WYSIWYG wird soweit unterstützt, wie das von MS Office bekannt ist. Will man mehr Design-Optionen, muss man auf die kostenpflichtige Vollversion von „Design Pro 5.0“ zurückgreifen. Etikettendrucker werden damit aber nicht unterstützt.

„Ordnerrücken und Etiketten gestalten und drucken“ ist dagegen ein minimalistisches Etikettendruck-Programm. Der eigentümliche Name „Rüschi“ ergibt sich aus der ursprünglichen Variante für „Rückenschilder-Druck“. WYSIWYG gibt es nur für die Original-Standards, alle weiteren Änderungen werden dann nicht mehr aktualisiert. Das führt dazu, dass man nach der Methode „Trial and Error“ arbeiten muss. Dafür hat man mit dem Vorlagentool zur Generierung von Etiketten ein sehr ordentliches, intuitiv bedienbares Werkzeug zur Verfügung. Wenn man nur wenige und kaum veränderliche Labels drucken will, ist man deshalb damit ebenfalls gut bedient.

Labeljoy 5.2 ist ein ausgereiftes Spezialprogramm für den Etikettendruck. Wie die beiden anderen Programme läuft es unter Windows 7, ist aber auch für ältere und neuere Windows-Versionen verfügbar. Als Spezialprogramm ist es in der Lage, alle handelsüblichen Drucker (Laser-, Tinten- und Etikettendrucker) anzusteuern. Mit 6500 verschiedenen Vorlagen für alle Arten von Etiketten sollte jede Anwendung möglich sein. Kommen Sonderwünsche hinzu (Logo, Corporate Identity Design), kann über die integrierte WYSIWYG-Anzeige jede Änderung visuell nachvollzogen werden. Einmal erstellt, können einzelne Etiketten oder auch ganze Druckseiten mit mehreren Etiketten als pdf-Datei abgespeichert werden. Auch so werden alle üblichen Bildformate (png, tiff, bmp, ico, jpg und gif) unterstützt. Die Anbindung an vorhandene Datenbanken und Anwendungen erfolgt problemlos. Dabei muss man sich nicht nur auf MS Office beschränken. Es werden auch andere Anwendungen und Formate unterstützt (csv, txt, wk1, wk2, wk3, SQL Server, MySQL oder Oracle Server). Mit dieser Daten-Anbindung ist gewährleistet, dass Barcode- oder QR-Code (2D-Barcode) sicher erzeugt und gedruckt werden kann. Weil es so eine mächtige Software ist, wird hier Zeit zur Einarbeitung notwendig sein. Aber auch das wird durch die integrierte Hilfe bzw. Videopräsentationen unterstützt. Diese Software hat die Qualität, die es zur ersten Wahl für Etikettendruck machen kann.

Technische Aspekte beim Etikettendruck

Im Vergleich zu den Anfängen ist die Drucktechnik heute wesentlich besser. Allerdings ist heutzutage auch der Umfang der Druckfunktionen und die Vielfalt der möglichen Drucker enorm gestiegen. Matrixdrucker werden kaum noch eingesetzt (nur noch dort wo tatsächlich mehrere Kopien notwendig sind). Durchgesetzt haben sich Tintendrucker und Laserdrucker, sowohl schwarz-weiß als auch als Farbdrucker. Auch der Durchsatz und Verbrauch hat sich verändert. Das wiederum hat einen höheren Verschleiß zu Folge. Die meisten Drucker bieten deshalb Wartungssoftware an. Mit dieser können regelmäßig Druckköpfe gereinigt und kalibriert werden. Das ist insbesondere für den Etikettendruck wichtig. Etiketten sind das primäre Aushängeschild eines Artikels. Hier sollte das Druckbild mit scharfem Kontrast und bester Formatierung gesichert sein. Das gleiche gilt genauso für Inventurlabel und andere Schilder für jedes Ordnungs- und Archivierungssystem. Deshalb ist es wichtig, dass ein Probedruck und eine Kalibrierung grundsätzlich vor jeder neuen Anwendung eines Etikettendruckers durchgeführt werden.